Brindar asistencia a la dirección (C Level) en las diversas actividades, planificando y ejecutando actividades administrativas, facilitando el acceso a los materiales y personas, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeno acorde con los objetivos de la unidad.
Responsabilidades:
ü Preparar el orden del día de las reuniones, citas y viajes de los ejecutivos de acuerdo a sus demandas, en contacto con los clientes internos y externos y agencias de viajes, con el fin de planificar y optimizar el tiempo.
ü Recibe, revisa, tramita y despacha correspondencia, según instrucciones, remite a responsables y dá seguimiento hasta el archivo de la misma.
ü Asigna citas y atiende a los visitantes de la unidad.
ü Orienta a los empleados auxiliares (limpieza y mensajeros) en sus negocios y seguimiento para que los servicios se llevan a cabo correctamente.
ü Archivo de documentos digital y archivo de los documentos físico relacionados con la gestión que realiza.
ü Organizar pequeños y medios eventos, con la participación en todo el proceso, desde hoteles hasta el producto final, a fin de garantizar la calidad y la perfecta organización del evento.
ü Elabora y tramita solicitudes de adelantos y prestación de cuentas de la unidad;
ü Contacto con los proveedores de la oficina y administración de pago;
ü Gestión de la compra de los materiales para el mantenimiento de la oficina;
ü Mensajería para pagos y otros;
ü Soporte a las áreas de RRHH y IT;
Educacion y Experiencia:
Universitário graduado;
Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial;
Espanol y Inglés avanzado; Portugues básico;