Asistente Ejecutiva

Brindar asistencia a la dirección (C Level) en las diversas actividades, planificando y ejecutando actividades administrativas, facilitando el acceso a los materiales y personas, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeno acorde con los objetivos de la unidad.

Responsabilidades:

ü  Preparar el orden del día de las reuniones, citas y viajes de los ejecutivos de acuerdo a sus demandas, en contacto con los clientes internos y externos y agencias de viajes, con el fin de planificar y optimizar el tiempo.

ü  Recibe, revisa, tramita y despacha correspondencia, según instrucciones, remite a responsables y dá seguimiento hasta el archivo de la misma.

ü  Asigna citas y atiende a los visitantes de la unidad.

ü  Orienta a los empleados auxiliares (limpieza y mensajeros) en sus negocios y seguimiento para que los servicios se llevan a cabo correctamente. 

ü  Archivo de documentos digital y archivo de los documentos físico relacionados con la gestión que realiza.

ü  Organizar pequeños y medios eventos, con la participación en todo el proceso, desde hoteles hasta el producto final, a fin de garantizar la calidad y la perfecta organización del evento.

ü  Elabora y tramita solicitudes de adelantos y prestación de cuentas de la unidad;

ü  Contacto con los proveedores de la oficina y administración de pago;

ü  Gestión de la compra de los materiales para el mantenimiento de la oficina;

ü  Mensajería para pagos y otros;

ü  Soporte a las áreas de RRHH y IT;

Educacion y Experiencia:

Universitário graduado;

Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial;

Espanol y Inglés avanzado; Portugues básico;