Asistente Administrativo/a

Komatsu

Lugar de Trabajo:

Publicado:

Publicado hace 88 días

Salario

No especificado

Tipo de puesto:

    • Ejecutar todas las actividades mensuales consignadas en la programación de la Gerencia de Administración y Finanzas para el eficiente manejo del área administrativa y contable de la organización.
    •  Llevar el control de los mantenimientos de las unidades de autos y el registro de los mismos para un mantener las unidades en buen estado.
    • Realizar las inspecciones periódicas a las diferentes oficinas con el fin de mantenerlas en óptimas condiciones y con los materiales de oficina e insumos al día.
    • Efectuar las solicitudes de aseo, cafetería y papelería de la unidad velando por el suministro mensual de los insumos requeridos, realizando un control adecuado de entrega y consumo de los mismos.
    • Realizar los registros de la facturación de los clientes.
    • Recepción de correspondencia y facturas de proveedores.
    • Coordinar los servicios de mensajería a nivel nacional e internacional.
    • Desarrollar procedimientos y políticas para el área de administración y finanzas.
    • Gestionar las reservas de hoteles y transportes del personal viajero.
    • Mantener al día la matriz de las pólizas de seguros de autos entre otras.
    • Mantener comunicación con proveedores para informar sobre las gestiones de pago.
    • Manejo de caja menuda, cumpliendo con el procedimiento establecido de la compañía.
    • Gestionar los requerimientos de los temas de tecnología y de la información, como los mantenimientos de los equipos tecnológicos (renovación de laptops y equipos móviles).
    • Crear los proveedores con los que mantiene relación comercial la empresa.
    • Ordenar y controlar el archivo físico y gestión documental de las áreas.
    • Generar reportes de gastos mensuales.
    • Creación de carpetas de propuestas de pago.
    • Registrar en el sistema SAP las cotizaciones de órdenes de compra.
    • Registrar las actividades pendientes semanales en el programa de comunicaciones.
    • Procurar que la imagen y marca de la empresa vayan de acuerdo a los lineamientos establecidos.
    • Gestionar los diferentes pagos de las oficinas.
    • Validar el tema de garantías de respuestos.
    • Apoyar en cualquier otra actividad inherente al cargo.
    • Crear las SOLPED (todas las ordenes de compras, colocar centros de costos, si es gasto o costo.
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